Розробка на замовлення

CRM для івент-агенцій

Підготовка заходу переходить від продажу до продакшену, а в роботі часто лишаються різні версії брифу. Розробимо CRM, у якій менеджер, продюсер і фінансист бачать погоджений обсяг та залежності перед подією.

Обговорити розробку CRM Можливості

Що губиться між комерційною пропозицією і монтажем

Ліди надходять нерегулярно, а відповідь «через кілька днів» часто означає втрату клієнта.
Бриф і всі правки клієнта розсипані по пошті, месенджерах і голосових повідомленнях.
Кошториси змінюються по кілька разів, а підсумкова прибутковість заходу з’ясовується лише після нього — і не завжди приємна.
У кейтерингу, технічної команди, декораторів і артистів різні строки підтвердження та вимоги до майданчика.
Перед заходом ніхто не має єдиного плану: чек-листи в різних людей та різних версіях.

Кошторис, календар підрядників і виробничий план події

Ці модулі можна закласти в проєкт. Склад і правила роботи погодимо після розбору ваших процесів.

Бриф, кошторис і зміни після погодження

Менеджер зберігає вимоги, погоджену версію пропозиції та рішення клієнта. Продюсер бачить, на які завдання й бронювання впливає нова дата або формат події.

Бронювання підрядників

Продюсер веде попередні та підтверджені резерви підрядників за майданчиком і датою. Строк відповіді дозволяє вчасно шукати заміну на критичну послугу.

План монтажу і приймання

Технічний координатор пов’язує допуски, доставку й монтажні роботи. Якщо одна команда затримується, видно, кому треба підтвердити зміну графіка.

Що ще можна передбачити

Умови роботи підрядників на майданчику: Продюсер може вести технічні вимоги до заїзду, розвантаження й підключення разом з умовами конкретної послуги. Перед вибором заміни він звіряє вимоги підрядника з можливостями локації та часом монтажу. Доступність на дату підтверджує сам підрядник або узгоджене джерело.
Звірка кошторису й фактичних витрат: Фінансист може зіставляти погоджені рядки кошторису з рахунками підрядників, доплатами та прийнятим обсягом робіт. Якщо в рахунку є роботи, яких немає в затвердженій редакції, суму можна залишити на уточненні. Продюсер бачить, які позиції потребують підтвердження до закриття заходу.
Передання матеріалів і закриття заходу: Менеджер може зафіксувати обіцяні матеріали, строки та відповідальних за фото, відео або звіт. Якщо клієнт повертає матеріал на доопрацювання, правки прив’язують до редакції та погодженої дати. Під час підготовки наступного заходу команда бачить, які рішення цієї події варто використати знову.

Приклади роботи з CRM

Як можуть працювати ролі та винятки після впровадження.

Замовник змінює майданчик після затвердження

Продюсер перевіряє під’їзд техніки й доступний час монтажу на новій локації. Менеджер погоджує різницю в кошторисі, а підрядники отримують оновлений план після підтвердження.

Монтаж залежить від кількох команд

Координатор пов’язує початок встановлення світла з готовністю сценічних конструкцій. Коли підрядник повідомляє про затримку, видно наступні роботи, час яких потрібно переглянути.

Що закласти в першу версію

Перший реліз можна перевірити на корпоративному заході з кількома підрядниками. Менеджер готує версії пропозиції, продюсер веде бронювання й монтажні залежності, фінансист звіряє затверджені суми. Пройдіть зміну локації після узгодження кошторису й визначте, хто підтверджує кожне оновлення.

Після узгодження вимог проєктуємо екрани, розробляємо пілот і тестуємо його на погоджених сценаріях. Порядок запуску й подальші модулі плануємо з вашою командою.

Обговорити перший етап

Запитання до розробки

Як бачити, які статті кошторису клієнт уже погодив?

У версії кошторису можна відмічати погодження по позиціях або пакету. Додаткові роботи після погодження отримують власний статус і дату узгодження.

Чи можна обліковувати доступність зовнішніх підрядників?

У CRM можна фіксувати запит на резерв, підтвердження й строк утримання дати. Доступність за межами відомих бронювань потрібно підтверджувати з підрядником або через його систему, якщо доступний обмін.

Як перенести активні події з таблиць кошторисів і планів монтажу?

Зіставимо події, підрядників, погоджені версії кошторисів і строки бронювання. Продюсер перевірить відкриті резерви й залежності між монтажними роботами на одному проєкті. Чернетки та вже погоджені позиції матимуть різні статуси після імпорту.

Що входить до пілота CRM для івент-агенції?

Оберемо захід із погодженням кошторису, кількома підрядниками й залежними роботами на локації. Першу версію перевіримо на зміні майданчика або часу монтажу після затвердження бюджету. На оцінку впливають кількість рівнів погодження, облік зовнішніх резервів і обмін із фінансовою системою.

Обговорімо вашу CRM

Назвіть галузь, опишіть один процес, який хочете автоматизувати, і зазначте, чим команда вже користується.