Разработка на заказ

CRM для ивент-агентств

При передаче мероприятия из продаж в продакшен у команды часто остаются разные версии брифа. Разработаем CRM, в которой менеджер, продюсер и финансист видят согласованный объём работ и зависимости между задачами до начала события.

Обсудить разработку CRM Возможности

Что теряется между коммерческим предложением и монтажом

Заявки поступают нерегулярно, а ответ через несколько дней часто означает потерю клиента.
Бриф и правки клиента разбросаны по письмам, мессенджерам и голосовым сообщениям.
Сметы меняются несколько раз, а реальная прибыль становится известна только после события и может оказаться ниже ожидаемой.
У кейтеринга, технической команды, декораторов и артистов разные сроки подтверждения и требования к площадке.
Перед мероприятием у команды нет единого плана. У каждого свой чек-лист или своя версия.

Смета, календарь подрядчиков и производственный план мероприятия

Эти модули можно включить в проект. Состав и правила работы согласуем после разбора ваших процессов.

Бриф, смета и правки после согласования

Менеджер сохраняет требования, согласованную версию предложения и решение клиента. Продюсер видит, какие задачи и брони затрагивает новая дата или формат.

Бронирование подрядчиков

Продюсер ведёт предварительные и подтверждённые брони подрядчиков по площадкам и датам. Срок ответа позволяет вовремя найти замену для критически важной услуги.

План монтажа и приёмка

Технический координатор связывает допуски, доставку и монтаж. При задержке одной команды видно, кто должен подтвердить изменение графика.

Что ещё можно предусмотреть

Условия работы подрядчиков на площадке: Продюсер может вести требования к заезду, разгрузке и подключению вместе с условиями услуги. Перед заменой он сверяет потребности подрядчика с возможностями площадки и временем монтажа. Доступность на дату подтверждает подрядчик или согласованный источник.
Сверка сметы и фактических расходов: Финансист сопоставляет утверждённые строки сметы со счетами, доплатами и принятыми работами. Сумму за работы вне утверждённой версии можно оставить на уточнении. Продюсер видит, какие позиции нужно подтвердить до закрытия мероприятия.
Передача материалов и закрытие мероприятия: Менеджер фиксирует обещанные фото, видео или отчёты, сроки и ответственных. Если клиент просит доработку, правки привязываются к версии и согласованной дате. При подготовке нового события команда видит, какие решения стоит повторить.

Примеры работы с CRM

Как команда может распределять обязанности и обрабатывать исключения после внедрения.

Заказчик меняет площадку после утверждения

Продюсер проверяет подъезд техники и время для монтажа на новой площадке. Менеджер согласовывает разницу в смете, а подрядчики получают план после подтверждения.

Монтаж зависит от нескольких команд

Координатор связывает начало монтажа света с готовностью сцены. Когда подрядчик сообщает о задержке, видно, какие последующие работы нужно перенести.

Что включить в первую версию

Первый релиз можно опробовать на корпоративном мероприятии с несколькими подрядчиками. Менеджер готовит версии предложения, продюсер ведёт брони и зависимости монтажа, финансист сверяет суммы. Отработайте смену площадки после утверждения сметы и определите, кто подтверждает каждое обновление.

После согласования требований проектируем экраны, разрабатываем пилотную версию и проверяем её на согласованных сценариях. Порядок запуска и дальнейшие модули планируем вместе с вашей командой.

Обсудить первый этап

Вопросы о разработке

Как увидеть, какие статьи сметы клиент уже согласовал?

В версии сметы можно отметить согласование отдельных позиций или всего пакета. Дополнительные работы получают свой статус и дату согласования.

Можно ли учитывать доступность внешних подрядчиков?

В CRM можно зафиксировать запрос на бронь, подтверждение и срок удержания даты. Доступность за пределами известных броней уточняют у подрядчика или через его систему, если обмен доступен.

Как перенести активные мероприятия из таблиц смет и планов монтажа?

Сопоставим мероприятия, подрядчиков, согласованные версии смет и сроки броней. На одном проекте продюсер сверит открытые резервы и зависимости монтажа. После импорта черновики и утверждённые позиции будут иметь разные статусы.

Что входит в пилот CRM для ивент-агентства?

Выберем мероприятие с согласованием сметы, несколькими подрядчиками и взаимозависимыми работами. В первой версии отработаем смену площадки или времени монтажа после утверждения бюджета. Оценка зависит от уровней согласования, учёта внешних броней и связи с финансовой системой.

Давайте обсудим вашу CRM

Назовите отрасль, опишите один процесс, который хотите автоматизировать, и укажите, какими инструментами команда уже пользуется.