Розробка на замовлення

CRM для організаторів марафонів і забігів

Організаторам забігів потрібно звіряти реєстрацію, дистанцію та стартовий номер, навіть коли учасник змінив заявку незадовго до події. Розробимо CRM, яка пов’яже підтримку бігунів, видачу пакетів і роботу волонтерів із наявними сервісами події.

Обговорити розробку CRM Можливості

Де розходяться реєстрація й фактичний старт

Реєстрація учасників з різних країн потребує мовних версій, різних способів оплати та роботи з поверненнями.
Стартові пакети, розміри футболок, дистанції й хвилі старту вимагають точного обліку.
Спонсорські зобов’язання, відповідальні волонтери та зони обслуговування координуються в різних файлах.
Бігуни хочуть знати все: маршрут, погоду, правила, видачу номерів — і засипають питаннями підтримку.
Після події контакт обривається, а наступного року доводиться знову «шукати» учасників.

Заявки, стартові номери, волонтерські зміни й партнери

Ці модулі можна закласти в проєкт. Склад і правила роботи погодимо після розбору ваших процесів.

Реєстрація, дистанція і стартовий пакет

Організатор звіряє стан оплати, дистанцію й стартову хвилю. Пункт видачі бачить затверджений номер і стан видачі окремо від результату забігу.

Зміни дистанції і стартової хвилі

Організатор фіксує запит, перевіряє місткість і стан оплати. Пункт видачі отримує новий номер лише після погодження заміни.

Стартові пакети й волонтери

Координатор розподіляє зони видачі та зміни. У звіті видно невидані пакети й випадки, які ще потребують звірки.

Що ще можна передбачити

Оновлення інструкцій за дистанцією й хвилею: Редактор може пов’язати повідомлення з дистанцією, часом старту й пунктом видачі. Після зміни хвилі він звіряє, хто отримав стару версію, та передає нову інструкцію за погодженим каналом. У списку видно, кому ще потрібно повідомити підтверджений час.
Погоджені зони та матеріали партнерів: Менеджер може вести перелік партнерських зон, години підготовки та відповідальних за приймання матеріалів. Якщо майданчик змінюється, координатор звіряє його доступність і погоджує оновлений план з партнером. Для підсумку фіксують фактично виконані розміщення й відкриті питання.
Передача винятків на пункті видачі: Волонтер може передати координатору випадок, коли номер у списку не збігається з позначенням на пакеті. Відповідальний звіряє підтверджені дані та записує рішення до видачі. Наступна зміна бачить, які випадки лишилися відкритими.

Приклади роботи з CRM

Як можуть працювати ролі та винятки після впровадження.

Зміна дистанції після оплати

Оператор перевіряє наявність місць і застосовує правила перенесення. Пункт видачі бачить актуальну дистанцію й відповідний стартовий номер.

Підготовка до першої хвилі

Координатор звіряє стартовий список із підтвердженими номерами. На пункті видачі команда фіксує отримання пакетів і передає винятки відповідальному.

Що закласти в першу версію

Почнемо з однієї дистанції та перевіримо експорт для хронометражу. Команда реєстрації веде підтвердження, пункт видачі — факт отримання пакета, а координатор — призначення волонтерів. На пілоті відпрацюємо перехід на іншу дистанцію й повторну перевірку номера.

Після узгодження вимог проєктуємо екрани, розробляємо пілот і тестуємо його на погоджених сценаріях. Порядок запуску й подальші модулі плануємо з вашою командою.

Обговорити перший етап

Запитання до розробки

Як передати стартові номери до системи хронометражу?

Узгодимо ідентифікатор учасника, формат обміну та момент фіксації стартового списку. Зміни після цього мають пройти окреме підтвердження.

Чи можна перенести реєстрацію на іншу дистанцію?

Таку дію можна передбачити з перевіркою ліміту, обліком попередньої заявки й переоформленням пакета за правилами забігу.

Як перенести оплачені реєстрації та призначені номери на нову систему?

Зіставимо реєстрації, дистанції, хвилі та платежі за ідентифікаторами учасників. На вибірці оператор звірить заміни дистанції, повернення та видані пакети. Номер з неоднозначною відповідністю потрапить на ручну перевірку до фіксації стартового списку.

Як оцінити першу версію CRM для організатора забігу?

Візьмемо одну дистанцію з кількома хвилями й перевіримо реєстрацію, зміну запису та видачу пакета. На обсяг впливають правила оплати, перенесення й формат обміну з хронометражем. Окремо визначимо, хто може погодити зміну номера після підготовки стартового списку.

Обговорімо вашу CRM

Назвіть галузь, опишіть один процес, який хочете автоматизувати, і зазначте, чим команда вже користується.